Per comprendere l’importanza dei KPI serve cominciare dalle basi… che cosa si intende per KPI?

KPI, ovvero Key Performance Indicator, è un valore misurabile, utilizzato dai manager o i responsabili di reparto, che dimostra l’efficacia con cui un’azienda o un reparto o un settore sta raggiungendo gli obiettivi prefissati.

Possono essere di “alto livello” e concentrarsi sulle prestazioni complessive dell’azienda o strategie d’impresa, o di “dettaglio”, per concentrarsi su processi in dipartimenti come la produzione, l’efficienza degli impianti, KPI vendite, KPI in Marketing, le risorse umane, etc.

Come vengono definiti i KPI aziendali?

La definizione degli indicatori chiave di prestazione può essere un’attività complicata.
Ogni indice dovrebbe essere correlato a uno specifico risultato (KPI aziendale) con una specifica misura delle prestazioni, spesso confusi con le metriche aziendali.

I KPI aziendali devono essere definiti in base agli obiettivi critici o principali, ed è necessario porsi le seguenti domande:

• Qual è il risultato desiderato?

• Chi è responsabile del risultato di performance?

• Come puoi influenzare il risultato?

• Posso misurarne i progressi?

• Con che frequenza rivedrai i progressi verso il risultato?

• Come saprai di aver raggiunto il tuo risultato?

Nove regole per KPI di successo!

L’importanza dei KPI raggiunge la maggior utilità solo quando fornisce informazioni immediate e certe sull’andamento dell’analisi in esame. Perché ciò avvenga è di fondamentale importanza strutturare al meglio questi indicatori e non tralasciare nessuna delle nove regole per definire dei KPI di successo:

1 – Obiettivi chiari del risultato atteso
Misure significative richiedono risultati chiari. Abbandonare quindi le idee e le intenzioni astratte. Servono obiettivi chiari, misurabili, tangibili e certi: ad esempio numero dei lead, fatturato mensile, numero delle non conformità, numero dei ticket di reclamo.

2 – Rendere misurabili i KPI
Servono informazioni facili da reperire e le misurazioni devono essere acquisite sempre nello stesso modo per non causare confusione.

3 – Misurare i KPI
Scegliere il giusto metro di misurazione degli indici di performance immaginando come sarà il risultato finale, devono far comprendere se vi sia un miglioramento un peggioramento o un mantenimento dello stato di fatto.

4 – Contestualizzare o aggregare gli indici raccolti
Può capitare che un indice visualizzato singolarmente non è significativo, quindi serve migliorare il livello d’interpretazione dei KPI arricchendoli di misurazioni o dettagli.
Gli indici KPI aggregati sono necessari proprio per aiutare a dare la giusta idea del contesto che si vuole misurare.

5 – Definire i range di obiettivi e soglie
Fissare in modo preciso i livelli di prestazione dei KPI al fine di renderli correttamente interpretabili.

6 – Concordare la frequenza di aggiornamento
I dati devono essere adeguatamente aggiornati. Serve dare la giusta frequenza, soprattutto quando si dispone di un ampio set di metriche sulle prestazioni e il costo della misurazione è elevato.

7 – Documentare la storia delle misurazioni KPI
La raccolta dei dati, la responsabilità di chi ha rilevato la misurazione e lo strumento di misurazione, devono essere memorizzati e storicizzati, fondamentale poter riscontrare anomalie o miglioramenti.

8 – Calcola il costo del rilevamento KPI
È necessario ottenere una stima approssimativa di quanto costa monitorare un determinato indicatore per poter decidere quanto investire per renderlo più economico o automatico rispetto all’analisi manuale.

9 – Utilizzo di software per la raccolta dati KPI
Grazie alla digitalizzazione dei processi si rende più facile la raccolta dati per una misurazione dei KPI più efficace. Una definizione dei dati coerente e completa rende l’implementazione del software molto più semplice oltre che a ottenere informazioni decisionali più affidabili.